De MS Dynamics a Bitrix24

Objetivo

Esta vez nuestro cliente es el grupo de empresarial Vigia, que incluye cinco unidades comerciales: de un distribuidor del gas hasta un parque de atracciones. Automatizar los procesos internos de tal corporación es una tarea bastante ambiciosa.

Antes de conocer Bitrix24 los empleados de Vigia utilizaban MS Dynamics que les servía tanto como CRM y el medio principal de automatización de flujos de trabajo. En la búsqueda de la mejor solución los representantes de la compañía probaron herramientas básicas de Bitrix24 en la versión On Cloud y decidieron pasar a una de las mejores ediciones Self-Hosted. Como resultado, nació el objetivo de transferir todos los flujos de trabajo actuales de MS Dynamics a Bitrix24.

Al poco tiempo quedó claro que para pasar a la siguiente etapa se necesitaba la ayuda de un integrador con experiencia. El criterio principal de la selección no era si el contratista fuera capaz de migrar los procesos de un sistema a otro sino si podría enseñar a los empleados de la compañía a utilizar las herramientas para que ellos pudieran proyectar e implementar los procesos por su propia cuenta.

Solución

Escuchamos las exigencias del cliente y ofrecimos un curso de formación en el marco del cual:

• enseñamos a los clientes como automatizar los procesos en Flujo de Actividad, CRM y Tareas;

• contamos sobre cómo proyectar un flujo de trabajo en el Diseñador de Bitrix24; 

• mostramos cómo hacer los cálculos e implementar los procesos con la lógica de la ejecución complicada.

Nuestro principio es que los cursos complejos damos solo en forma presencial donde sea que se encuentre la oficina del cliente. Así partimos a México.

Con nuestra llegada, el cliente ha formado un grupo de iniciativa de integradores internos que estaban listos para empezar de inmediato. Fue una gran noticia ya que este enfoque garantiza la participación de los estudiantes, motiva a los mentores y facilita considerablemente el arranque del proyecto.

La formación se estructuró de la siguiente manera: diariamente los mentores llegaban a la oficina del cliente y con los ejemplos prácticos examinaban la naturaleza de cada proceso, analizaban y selecсionaban los datos, ayudaban a los empleados crear por su cuenta los procesos en el Diseñador y supervisaban la migración de MS Dynamics a Bitrix24. Durante el trabajo conjunto dos grupos se convirtieron prácticamente en el mismo equipo.

Conforme el avance se hizo evidente que la funcionalidad básica de Bitrix24 cubría alrededor de 75-80% de las necesidades de la compañía, pero no era suficiente para solucionar algunos ítems por medios regulares. 

En su mayor parte se relacionaba con el CRM. Por ejemplo, el cliente necesitaba diferenciar el acceso de los empleados a los datos del CRM dependiendo del nivel de usuario y sus derechos de acceso. Además se requería la seguridad a nivel de campo con la restricción de edición de campos en los formularios de diferentes entidades tales como Prospecto, Negociación, elemento en el diseñador de Flujo de Trabajo. Para una сorporación con varias divisiones independientes ese tipo de restricciones son vitales para guardar la integridad de la información y defender la compañía de la distorsión en los reportes.

La gestión de negociaciones también requería más personalización: por ejemplo, el cliente necesitaba tener la oportunidad de generar las negociaciones con números únicos. Y no es todo, adicionalmente para facilitar el proceso de introducción de información nueva sobre clientes integramos el mecanismo de autocompletar: al introducir el código postal Bitrix24 determina automáticamente la pertenencia territorial del cliente y rellena algunos campos en la sección de direcciones (colonia, municipio, ciudad, país) en modo online.

En el menú principal de izquierda en el Flujo de Actividad aparecieron dos nuevas secciones: Tareas favoritas y Flujo de actividad favoritos. Todas las tareas y los posteos marcados con una estrella caen automáticamente en las secciones correspondientes. Esto facilita a los empleados de la compañía el acceso a la información necesaria y da una herramienta más para filtrar. Todos los mensajes en el Flujo de actividad ahora tienen el botón "Leer": al hacer clic en él, los usuarios hacen saber a los demás que han leído el mensaje, y sus nombres aparecen en el contador justo al lado de él.

Asimismo integramos el portal con el sistema de análisis externo Qlikview. Le dimos al cliente un modelo con el que los empleados aprendieron a conectar a la base de datos y cargar los datos necesarios a Bitrix24.