Ya cumplimos 8 años de trabajo con Bitrix24. Durante este tiempo hemos recibido muchas solicitudes de todo tipo: la integración de telefonía, de sistemas ERP, de sistemas externos de informes y mucho más. Naturalmente, como para cualquier desarrollador cuanto más difícil es el proyecto más interesante es para nosotros. Y sin embargo, no cansamos de repetir que a veces, incluso las exigencias más difíciles se puede resolver en no diez pasos sino en dos.
¿Cómo? Averigüémoslo. En este artículo le contaremos qué implica la integración de dos sistemas, cómo nos enfocamos al proceso y a qué debe prepararse el cliente para que la interacción sea eficaz.
La preparación para integración
La investigación de la compatibilidad potencial
Nosotros siempre promovemos la economía de los recursos, tanto nuestros como los del cliente. Por eso, en la primera etapa comprobamos, si ya existe una solución lista para cubrir las necesidades del cliente. Puede ser una aplicación en la tienda de Bitrix24 o una solución propia de la empresa-desarrollador del software.
Hay situaciones, cuando podemos satisfacer las exigencias del cliente sin ayuda de aplicaciones de terceros, manipulando únicamente con las configuraciones de Bitrix24. Y en caso, si todos los pasos anteriores no ayudan nos ponemos a desarrollar la integración desde cero.
Inicialmente averiguamos si el producto tiene API abierto y en caso, si es así, lo investigamos: revisamos las tecnologías en que se basa el producto, si es necesario desarrollar soluciones intermedias o el sistema permite realizar las peticiones directamente desde Bitrix24.
Es importante recordar que incluso un API abierto puede que no sea suficiente. Entonces, en cualquier caso será necesario personalizar este otro sistema con ayuda de sus desarrolladores u otros contratistas.
Si la integración directa vía API por alguna razón no sea posible, establecemos la conexión a través de un servidor intermedio. Este servidor va a servir como un conmutador entre Bitrix24 y otro sistema.
Puede que incluso no habrá ningún API. En este caso partimos de las condiciones concretas, que nos propone el sistema, con la que integramos Bitrix24. Por ejemplo, si se utiliza la base de datos, se puede conectar con ella directamente; si es una aplicación para Windows se puede desarrollar un controlador especial, que va a enviar los datos necesarios en Internet, y así sucesivamente, hay muchísimas opciones opciones.
El diseño del software
En la segunda etapa describimos la arquitectura de la integración y los trabajos necesarios para llevar a cabo el proyecto exitosamente.
Definimos el proceso general de la interacción de lo sistemas desde el punto de vista del escenario del usuario:
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identificamos los tipos de datos, que es necesario transferir;
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determinamos en qué etapa es preciso hacerlo;
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y escribimos un escenario del intercambio: serán transferidos los datos todos a la vez o gradualmente, dentro de qué lapso de tiempo esto va a suceder.
Todos esto es necesario para que el cliente y el contratista entiendan, qué se va a realizar en las etapas posteriores, y para que puedan prepararse mejor. Sobre el rol del cliente en el proceso de la integración vale la pena hablar más y a continuación volveremos a ese tema.
Las pruebas de la integración
Habitualmente hacemos las pruebas de la solución durante el proceso del desarrollo. Primero realizamos las pruebas a nivel de peticiones simples: enviamos llamada, obtenemos respuesta, hacemos correcciones en caso, si es necesario. Luego pasamos a las pruebas a nivel de los procesos, teniendo en cuenta los escenarios y con los datos proveídos por el cliente.
Tipos de la integración
Tal como hemos hablado, Bitrix24 se puede conectar con prácticamente cualquier sistema, así que, los tipos de la integración los hay una gran variedad. Sin embargo nos vienen las solicitudes de tres tipos:
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La integración con sistemas de contabilidad y reportes. Más frecuentemente los clientes piden ese tipo de integración cuando necesitan mantener un proceso completo de la creación de los prospectos por cuenta de CRM y vincularlo con el sistema donde llevan a cabo la contabilidad de sus mercancías, servicios, flujos financieros, etc.
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La integración con ERP. Los sistemas más populares son: SAP, 1C:ERP, MS Dynamics. Este tipo de la integración es útil si el usuario necesita ampliar el conjunto de las herramientas de comunicación, arreglar el trabajo de los empleados con las tareas y optimizar los procesos de negocio, y al mismo tiempo guardar su trabajo en ERP.
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La integración con telefonía. Las marcas más populares son: Asterisk, Avaya, Cisco. Esta integración es necesaria cuando el cliente ya utiliza algún PBX y quiere establecer la transferencia de los datos desde PBX a Bitrix24 CRM y viceversa. Muy a menudo se requiere para los negocios relacionados con el funcionamiento de call-center.
Intensidad del trabajo
La integración es un proceso que gasta mucho esfuerzo, ya que inicialmente hay que realizar los trabajos en ambos sistemas, y luego “emparejarlos”. En esencia hemos de establecer una “comunicación intercultural” ya que hablamos en términos Bitrix24 y el cliente en términos del sistema con el que realizamos la integración.
Al mismo tiempo, el escenario óptimo es llevar a cabo los trabajos en paralelo y probar los resultados intermedios de inmediato. Entonces no nos hará falta en la etapa final unir dos independientes tareas del proyecto en una. En total, obtenemos los mismo resultados con menor alcance del trabajo.
Más a menudo surgen dos tipos de obstáculos:
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Las dificultades técnicos. Puede ser que el sistema con el que integramos guarda los datos en formato que es diferente del estándar en Bitrix24. La conversión va a requerir los esfuerzos adicionales. Generalmente, ese tipo de problemas resuelve el análisis previo de la integración, aunque todos prever todos los matices no es posible.
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Los cambios del negocio. En el principio el cliente está seguro en la lógica del negocio puesta. Pero a medida que se sumerge en el proyecto tiene ganas de cambiar algo en pleno proceso de la integración. Al igual que en el caso anterior prever todos es imposible, pero es importante recordar que los trabajos extra requieren el pago extra. Incluso los cambios insignificantes a primera vista pueden exigir el cambio en el escenario del funcionamiento:el cambio completa o parcialmente de la tecnología (con modificación), de contratista (a menudo con modificación), de objetivos del proyecto(con modificación), etc.
Cómo asegurar el éxito de la integración
La descripciń clara del proceso. Es importante determinar la lógica de la integración con la mayor antelación posible, establecer los recursos necesarios y calcular los riesgos posibles. Todo esto ayuda al contratista y al cliente a prepararse al proyecto y reduce considerablemente el riesgo del disgusto mutuo o violación de los plazos. Cuanto más laboriosa es la preparación más rápido y cualitativo es el resultado.
La comunicación establecida. En el marco del proyecto el cliente tiene dos roles: primero, sirve de organizador de todo el proceso, y segundo, es coordinador del proceso. Lo ideal es si la empresa del cliente está dispuesta de encargar a un empleado a gestionar el proyecto. Ya que no siempre tenemos la posibilidad de comunicarnos con la tercera parte para obtener, por ejemplo, unos datos, el responsable de la parte del cliente tiene que estar preparado para atender las solicitudes e interactuar con todos los participantes del proyecto.
El contratista fiable. La disponibilidad de un contratista o un especialista fiable en subcontratación o en la misma empresa que conoce el sistema con el que integramos facilita enormemente la interacción. Es preferible que la comunicación entre el contratista y el cliente se establezca antes de poner en marcha el proyecto y el especialista electo pueda hacer las correcciones rápidamente.
Cómo pedir la integración
Esperamos que hemos conseguido convencerle de que la integración, aunque no está privada de dificultades es un proyecto más que factible, especialmente si lo dividimos en partes y preparamos concienzudamente. Si lleva tiempo pensando en la integración pero no se ha atrevido a realizarla debido a las incógnitas del proceso solo déjenos su solicitud con la información inicial y nosotros comunicaremos con usted para elaborar un plan de acción.
Si usted ya ha acudido a otro contratista, pero algo ha salido mal y el resultado no le deja satisfecho o incluso está ausente comunique con nosotros - arreglaremos, repararemos, corregiremos. Incluso esta experiencia la tenemos ;)
