SAP & Bitrix24 integración

Nuestro socio en el mercado HispanoHablante, Asesores-e, nos encargó la atención y resolución de ciertas necesidades técnicas de su Cliente Ortiz y Cía, para lo cual realizamos una serie de reuniones y de análisis y preventa; diseñando un proyecto que fue del agrado y cubrió las espectativas del cliente.

La tarea principal consistía en organizar el intercambio de datos entre SAP y Bitrix24 que se planeaba utilizar en calidad de un nuevo sistema CRM. Todos los cambios en SAP tuvieron que ser reflejados en Bitrix24 y viceversa.

Como solución desarrollamos un mecanismo de sincronización que permite a Bitrix24 conectarse a SAP a través de la BAPI (métodos BAPI fueron implementados por los especialistas del Cliente) y obtener los datos sobre clientes nuevos, pedidos, cambios, documentos financieros y otra información necesaria. Los datos obtenidos se procesan a dentro de Bitrix24: se produce la creación o la modificación de entidades necesarias del CRM, así como el almacenamiento de archivos.

Como resultado fue desarrollado un módulo con la siguiente funcionalidad:

1. Importación de productos de SAP a los productos del CRM llenando las características. Los campos adicionales necesarios fueron creados en el proceso así que todo el conjunto de datos no era determinado de antemano.

2. Importación de contactos y compañías de SAP al CRM. (llenando los datos de contacto y conservando la vinculación con las personas responsables).

3. Importación de direcciones de entrega para las compañías. Para el almacenamiento en el CRM fue utilizada la entidad "Datos de compañía" con los campos de usuarios.

4. Importación de negociaciones, cotizaciones y facturas a las entidades estándar del CRM con conservación de vinculación a compañías y personas responsables, también conservación de productos en cada entidad.

5. Importación de entregas. Fue creada nueva entidad con su propio conjunto de campos, fueron realizadas las páginas de la lista y la vista detallada, fue añadido el apartado al menú del CRM. Al importar se guarda la vinculación con compañías, negociaciones, facturas y personas responsables. Para mejor visualización en las entidades vinculadas fueron añadidas pestañas nuevas con la lista de entregas.

6. Intercambio de documentos con SAP. Email se utiliza para la transferencia de documentos al CRM de Bitrix24. SAP envía un correo electrónico con un archivo adjunto a una dirección asignada. CRM recibe un correo electrónico a través de un módulo estándar del correo y al analizar el nombre del archivo se lo adjunta a la negociación. Para el almacenamiento de documentos fue creada una entidad nueva y fue añadida el en CRM como una pestaña nueva del registro de la negociación.
   

La dificultad de sincronización era en la obtención de todos los datos por un registro de SAP que implique realizar hasta 4 consultas (lista ID, datos detallados, vinculación y otra información). Como resultado tardamos varias semanas en transferir a producción todos los datos acumulados por la empresa desde 1990.