Implementación de Bitrix24

Objetivo

Organizar el espacio unificado de información y comunicación para colaborar y capacitar los personales de las empresas con la licencia de la marca comercial “Respect”.

Qué realizamos

Configuramos el portal corporativo, organizamos la capacitación de los personales,  varios escenarios para las actividades de la compañía retail con geografía ampia:

1. Apertura de tienda

En la base de las herramientas estándares creamos las tareas automáticas que contienen check list repetitivo. El usuario configura a propias manos la cantidad de los puntos en check list y sus contenidos.

Diariamente, al momento de abrir las tiendas todos gerentes obtienen la tarea que contiene la lista de verificación de “Iniciar turno”. Si el gerente marca las casillas a los lados de todos los puntos de la list de verificación, la tarea se cierra en modo automático. Aparte del gerente, también los participantes como subgerentes o los administradores de la tienda pueden trabajar con la tarea . El control sobre la ejecución de la tarea se realiza en la compañía por parte de todos sus superiores jerárquicos. Si cualquier punto no cumple, la tarea se marca del color rojo para que el supervisor la note. Como instrumento de comunicación, se permite en la tarea dejar los comentarios, adjuntar las fotos, además se puede realizarlo desde la aplicación móvil.

Las tareas configuran en el panel administrativo. Por ejemplo, indicar la funcionalidad para la tienda especificada, determinar la frecuencia de crear las tareas, seleccionar una plantilla para la lista de verificación.

2. HR: actualización de los datos de los empleados

El proceso estándar de la registración de los empleados no adopta para las cadenas grandes de retail. Al tener en cuenta que los empleados de nivel subalterno tiene la autodisciplina débil, que fue un motivo fuerte para automatizar el proceso siguiente: todos los empleados se registraban, el sistema bloqueaba los empleados despedidos automáticamente y todos los cambios eran indicados en el sistema. La solución perfecta sería la integración con el sistema central de gestión como Active Directory. Pero en este caso, teniendo la estructura distribuida de la organización y de las tiendas, la solución mencionada no lograría el objeto de la tarea, es que los gerentes de las tiendas no tenían el acceso al sistema central de gestión y por eso no se permitía administrar las cuentas de los empleados.    

En el proyecto desarrollamos un instrumento para actualizar los datos de personal, creando el análogo del sistema central de gestión muy simplificado y adaptado a Bitrix24.

El gerente de la tienda está responsable por el registro inicial de los empleados. Él registra la tarjeta del empleado, a donde indica los datos estándares o introduce los cambios necesarios. Al guardar los cambios, el registro del empleador se marca del color rojo. Luego el registro debe ser comprobado por parte de HR y después de eso, toda la información llega a Bitrix24 en manera automática. En otras palabras, es que todo el proceso del registro de los empleados pasan automáticamente, la compañía no requiere la ayuda de los administradores del sistema.

Las tareas dedicadas a la actualización de la información sobre los empleados se generan en manera automática para los gerentes y tienen sus plazos fijados para realizarlas.

Si la tarea está atrasada, se marca del color rojo. Así, las personas de HR pueden controlar el proceso. Además, en cualquier momento el gerente puede descargar la lista actual de los empleados de su tienda en el formato de Excel y la persona de HR hace lo mismo para todas las tiendas del área.

3. Mercadotecnia

A los merchandisers, les importa controlar cómo están colocadas las mercancías en las tiendas y dar comentarios sobre el proceso en tiempo real. Para lograr esta meta y automatizar el proceso, realizamos el escenario siguiente: en el grupo dedicado al mercadotecnia el empleado que trabaja desde su oficina crea el árbol de las tareas y las subtareas para su variedad de las tiendas según la lógica “Ciudad → Año → Mes → Semana”.

Una vez a la semana el gerente de la tienda recibe la tarea “Semana”, en la que debe crear subtarea y adjuntar las fotos de las mercancías colocadas. En caso necesario, los merchandisers pueden comentar estas fotos.

Uno de los principales ventajas de esta solución, es que en lugar de pagar salarios a los merchandisers en cada tienda, la compañía contrata a un solo empleado para trabajar en la oficina, el quien puede resolver los errores en las colocaciones de las mercancías por sí sola.

4. Tareas radiales

Un problema principal de la edición Self-Hosted (por cierto, es igualmente pasa con la versión On Cloud) se refiere a que mucha información del perfil de usuario no se utiliza por las herramientas estándares de Bitrix24. Por ejemplo, no se aplica la información de los cargos. A menudo las tareas típicas distribuyen no sólo por la estructura de la compañía pero a veces dependen de los cargos de los empleados.

Por eso hemos implementado un mecanismo que permite crear las tareas y asignarlas automáticamente a todos los empleados de un cierto cargo.

Ejemplo: el empleador de oficina X necesita obtener de algunas tiendas de la cadena un reporte particular, él/ella crea una plantilla de la tarea y selecciona las tiendas que deben recibirla. Es que la tarea destinada a los gerentes de las tiendas, sólo esta categoría de los empleados reciben su copia de la tarea.