Los reportes por indicadores claves

En la Negociación, donde se lleva a cabo el trabajo realizamos la posibilidad de indicar el tipo de solicitud:

• Entramos en CRM y seleccionamos Configuraciones → Configuraciones de reportes y formularios → Campos personalizados → Negociación

• Agregamos un nuevo campo y le ponemos configuraciones necesarios, por ejemplo, título, campo requerido, mostrar en el filtro y mostrar en la lista. seleccionamos el tipo: Lista, aspecto - Lista.

• Guardamos cambios. Abrimos el campo recién creado, pasamos a la pestaña “Lista” y agregamos la cantidad de solicitudes necesaria (por ejemplo, “Reparación y mantenimiento”, “Peticiones de garantía”, etc...).

• Pulsamos “Guardar”.

Después configuramos dos tipos de reportes: según el tipo de solicitudes y según las etapas de negociaciones.

Reportes según el tipo de solicitud:

• Abrimos CRM → Reportes → Agregar Reporte.

• En la sección “Columnas” dejamos dos parámetros: Título y Tipo de solicitud.

• En la sección “Filtro” elegimos el embudo de ventas y establecemos la ejecución de la condición según el responsable. Hay que poner la condición tantas veces, cuantos empleados necesita incluir en el reporte.

• Marcamos la casilla frente al campo “Mostrar gráfico”, seleccionamos su tipo.

• Guardamos el reporte.

El reporte listo se lo puede filtrar por responsable al elegir los empleados necesarios en la barra de la derecha.

También en los ajustes del reporte, en la sección “Columnas” se puede agregar parámetro “Etapa de la negociación”. Entonces, debajo del gráfico aparecerá la tabla, cuyo contenido ayuda a ver cuántas negociaciones están en el trabajo y qué empleado la procesa, a qué tipo de solicitudes corresponden y en qué etapa se encuentran. Esos datos se puede ver por todas las negociaciones sin poner el nombre del empleado en la columna de la derecha.

Para la imagen clara y fácil configuramos un reporte por las etapas de las negociaciones. Se puede copiar un reporte predeterminado “Etapas de la negociación” y configurarlo a su gusto o crear uno nuevo.

El reporte por las etapas de las negociaciones:

• Pasamos a CRM → Reportes → agregar reporte.

• En la sección “Columnas” dejamos dos parámetros: Nombre y Etapa de negociación.

• En la sección “Filtro” indicamos Pipeline de la negociación y establecemos la ejecución por responsable. La condición tiene que agregar tantas veces cuantos empleados va a incluir en el reporte.

• Marcamos la casilla frente al campo “Mostrar gráfico”, seleccionamos su tipo.

• Guardamos reporte.

El reporte listo se lo puede filtrar por responsable al elegir los empleados en la barra de la derecha.

Como el resultado los empleados de la empresa puede ver:

• qué tipo de solicitudes viene más (por ejemplo, se recibe más solicitudes de reparación de garantía o reclamaciones por calidad);

• cantidad de negociaciones no cerrados;

• a qué tipo de de solicitudes pertenecen;

• cuántas negociaciones cerró cada operador de call-center.

Los reportes por tipos de solicitudes y etapas de negociaciones solucionan dos tareas principales: 

1.  obtener la información de cantidad de solicitudes entrantes en un tiempo determinado, en qué etapa se encuentran y cuántas ha sido cerradas con éxito;

2. Evaluar el trabajo de los operadores y comparar su eficiencia: cuántas negociaciones ha cerrado cada operador, cantidad de solicitudes todavía no procesados, con qué tipo de solicitudes ha trabajado más el operador.