Sistematización del trabajo con la información del proceso educativo

1. Configuramos el almacenamiento en Bitrix24 con la herramientas básicas para introducir y cambiar los datos. Para esto configuramos los campos en la entidad Contacto para rellenar los datos de los profesores y alumnos, configuramos los campos en Negociaciones - creamos y rellenamos las listas universales “Cursos” y “Aulas”, rellenamos Bienes en CRM (donde 1 unidad = el costo de una asistencia de cada curso para 1 oyente)

Modificamos los campos en Contactos para poder vincular Cursos y Grupos.

Al comprar una licencia para Bitrix24 en premisa que incluye un módulo de salas de conferencias, se puede utilizar las aulas en modo de sala de conferencia.

2. Configuramos las tareas-plantillas para diferentes tipos de cursos.

3. Modificamos un poco las Negociaciones para vincularlas manualmente al grupo. Al Grupo pasan los datos de los contactos de los oyentes, la empresa-cliente, Bienes. Basándose en Bienes se determina un curso. 

En Negociaciones se crean las facturas. El pago completo se espera de solo una empresa. Esta solución tiene en cuenta la posibilidad del pago por una empresa y la capacitación de los empleados de otra empresa

5. Creamos en CRM una nueva entidad “Grupos”. El grupo contiene todos los campos necesarios para un negocio tales como:

• la cantidad de plazas en el grupo;

• profesor;

• curso;

• fecha y tiempo;

• cliente;

• oyentes;

• si está completo el grupo;

• si está rentable el grupo;

• si está pagado el grupo, etc.

Parte de los datos en los campos se extraen de otras entidades: Contactos, Empresas-clientes, Negociaciones, Cursos y Aulas.

Para Grupo está disponible la generación de los formularios imprimibles: la lista de los oyentes, la lista de entrega de los certificados.

Basándose en los datos añadidos automáticamente al Grupo creamos y actualizamos el registro de subentidades “Lección” donde se guardan los datos de cada lección: Grupo, aula, fecha y tiempo, oyentes y otros (adicionalmente)

6. Creamos un calendario individual “Horario de lecciones” y lo modificamos para que se muestren todos “Lecciones” teniendo en cuenta el aula. Las lecciones se muestran como los eventos apartes sin posibilidad de filtrarlos

Los escenarios del uso:

1. Un gerente de ventas trabaja con la base de datos de los clientes y con las tareas en CRM Bitrix24 durante el proceso de las llamadas y negociaciones. Tras conseguir un acuerdo el gerente crea una Negociación vinculada a la entidad “Compañía” del cliente. 

En Negociación el gerente adjunta Bienes en la cantidad necesaria y Contactos de los oyentes. Luego proporciona el pago sin salir de Bitrix24: crea una Factura, asegura el pago y entonces lo anota en Bitrix24. El pago se muestra en el Grupo.

El gerente vincula el Grupo a la Negociación de inmediato si el grupo ya existe o después.

2. El empleado del departamento educativo es responsable de añadir los grupos. Es añade el Grupo e indica los parámetros, todos a la vez o una parte: curso, el contacto del profesor, aula, fecha y tiempo, etc.  

Al guardar el grupo por primera vez, se crea automáticamente una tarea-plantilla de la preparación del curso y un registro de la Lecciones, que se muestra en el Horario.

El empleado del departamento educativo trabaja con las tareas, Grupo, Horario durante y después del curso, hasta la entrega de los certificados, obteniendo la información de sus colegas lo más rápido posible. 

3. El jefe puede ver y corregir el trabajo de sus empleados en un sistema único guiándose por la información estructurada.

El jefe obtiene la posibilidad de analizar la información sobre los clientes, Grupos, oyentes, sobre el trabajo de sus empleados y utilizar la información recopilada para los boletines de marketing y la expansión del negocio.