Sector de negocio
La solución universal
Tarea empresarial
Organizar la comunicación entre los empleados de diferentes departamentos de la empresa y el soporte técnico
Problema
Las solicitudes no son sistematizadas y se pierden.
Etiquetas: las tareas se pierden, la gestión manual, la información está fragmentada, flujos de trabajo, soporte técnico, helpdesk
Solución
1. Creamos un grupo llamado “Soporte” e invitamos a este grupo todos los especialistas que proporcionan los servicios en cuestión.
2. Ordenamos kanban de las tareas del grupo, que va a incluir las siguientes etapas: Creado, En curso, Se precisa, Terminado.
3. Creamos un proceso de negocio, accesible para la ejecución desde el Flujo de actividades. Cuando el usuario pone en marcha el proceso, tiene que elegir el tipo de la petición, describe su problema y el plazo deseable de la ejecución. Entonces un empleado del grupo “Soporte” acepta esta petición y luego se crea una tarea en el grupo “Soporte”.
Si el responsable añade un comentario a la tarea, el estatus de esta se cambia por Se precisa. Al terminar la tarea, la persona responsable hace click en el botón Terminar y esta tarea se va a la columna Terminado. En esto el proceso termina. El gerente del soporte controla todas las peticiones en kanban de las tareas del grupo.
4. Para ejecutar el proceso en la aplicación móvil es necesario crear una cuenta de servicio para el empleado del soporte. Cualquier usuario le podrá enviar el aviso de que se va a iniciar el proceso de negocio. El texto del aviso se pega en la descripción de la tarea. En este caso el plazo se fija en base a las configuraciones previas (más 5 días a la fecha de la creación de la tarea).
Ejecución del proceso de negocio en el portal:
La inicialización del proceso de la solicitud de soporte
Aceptar / rechazar la solicitud
La solicitud está aceptada
Kanban de las tareas del grupo de soporte
La ficha de la tarea
La tarea está terminada