Integración de Bitrix24 con ShipEngine

1. Con la llamada entrante en Bitrix24 se crea automáticamente un Prospecto. Luego el operador convierte el Prospecto en la Negociación y añade a la ficha unos artículos los cuales el cliente quiere comprar.

También el operador introduce a la ficha los datos personales del cliente, entre ellos la dirección de la entrega. En todas las etapas del trabajo con la ficha del cliente todas las direcciones introducidas por el operador pasan la verificación en los sistemas USPS y Shipengine. Si la dirección no es introducida correctamente, el usuario verá una notificación de error y una sugerencia con posibles variantes de corrección.

2. Después de que el cliente pague los artículos seleccionados el gerente puede pasar al envío del pedido. Para esto hace falta  elegir de la lista la cantidad de las negociaciones y pasarles a la fase Ready to ship.

3. Después, en las acciones elegir el punto “Create a batch” (Crear lote).

A todas negociaciones combinadas en un lote será asignado un número único, formado así “año+mes+día+número de serie”, por ejemplo 20200115001. Número del lote se muestra en la ficha de Negociación y en la columna aparte en la lista general de Negociaciones. Todas las Negociaciones se puede filtrar por el número del lote. También con las acciones grupales se puede añadir una negociación en algún lote existente o eliminarla de este lote.

4. Todo el historial del trabajo en el marco de la formación de la entrega se fija en la ficha de la Negociación, en la pestaña Shipment.

Si por alguna razón la mercancía no se había entregado y volvió al almacén el empleado puede repetir el envío asignando al lote un nuevo número. En este caso toda la información sobre las acciones anteriores se guardará en la pestaña correspondiente.

5. Luego es necesario calcular el coste de la entrega. Al elegir en la lista las negociaciones necesarias el usuario pasa a las acciones grupales y selecciona el punto “Calculate shipping cost”. El importe de la entrega se calcula dependiendo del peso. Este parámetro se indica a la hora de añadir los artículos al CRM de Bitrix24. Gracias al desarrollo realizado, el peso de los artículos en cada ficha de cada negociación se suma automáticamente.

El sistema calcula la cantidad de dinero y muestra el resultado en la ventana emergente. Esa información será registrada en la ficha de Negociación en la pestaña Shipment.

6. También en la pestaña Shipment se puede poner a mano unos parámetros para la entrega próxima: indicar transportista, el servicio de entrega y elegir el envoltorio. Cuando se crea la negociación esos campos se rellenan automáticamente, partiendo del peso total de los artículos añadidos a la negociación. Por ejemplo, si el peso de la entrega no supera unos 16 onzas, el sistema elegirá automáticamente al transportista A, el servicio de entrega B y el paquete C. Pero en caso si el peso de la entrega excede 16 onzas, será entregada por el transportista D, el servicio E y en el paquete F. Como es indicado antes, todos esos parámetros son modificables y el usuario puede cambiarlos manualmente.

7. Si es necesario se puede cambiar los parámetros de varias negociaciones al filtrarlas por la fase Ready to ship y al aplicar el punto “Change shipment” en las acciones grupales. En la ventana emergente el usuario podrá modificar los siguientes parámetros: transportista, servicio y envoltorio.

8. Ahora se puede pasar directamente al envío. El usuario elige la cantidad de negociaciones necesaria y aplica la acción grupal “Make shipment”. A cada negociación se asigna un número ID, válido en el sistema Shipengine. Basándose en ese número se crea una etiqueta del envío.

9. Para enviar el paquete hace falta pegar sobre el una etiqueta especial. Para crearla es necesario seleccionar una o varias negociaciones en la lista general y en la acciones grupales aplicar “Create shipping label”. Creación de la etiqueta es un servicio de pago, así que pasar a esta etapa es mejor después de verificarlo todo bien.

Etiqueta del envío formada se fija automáticamente a la ficha de Negociación y la información sobre la entrega se registra en la pestaña Shipment.

Al gerente solo le queda imprimir la etiqueta, pegarla en el paquete y pasarlo al repartidor.

En esta etapa a cada negociación se asigna su número de rastreo que se puede ver en la pestaña Shipment. Posteriormente allí mismo aparecerá el estatus de la entrega y la fecha de su última actualización (por ejemplo, Pending delivery o Delivered).

10. Asimismo para completar el envío hace falta generar e imprimir la carta de porte para el conductor. Para esto hay que pasar las configuraciones (símbolo de engranaje), seleccionar Create shipping manifest y indicar el lote. La carta de porte de descarga automáticamente en el ordenador del usuario en formato PDF.

11. Cuando se entrega el paquete el estatus del envío en la pestaña “Shipment” se cambia por “Delivered”.  En esta etapa el gerente cambia el estatus de negociación por “Delivered” y si no hace falta hacer nada cierrala.