Investigación y análisis inicial del proyecto por informUnity

Cualquier proyecto conlleva asumir muchos riesgos. Los fechas se aplazan, surgen gastos imprevistos, el proyecto se torna en un desastre sin posibilidad de convertirse en algo más amplio. Y esto no solamente se debe por culpa del contratista.  

Karl Wigers, quien dedicó su vida a sistematizar el enfoque para desarrollar requisitos de software, dice que el enfoque correcto en investigación y análisis inicial ahorra un 30%- 50% del presupuesto de desarrollo. En nuestra experiencia de desarrollo personalizado existen hechos completamente paradójicos: los proyectos individuales con un presupuesto de varios millones se cancelaron durante la etapa de puesta en marcha, todo debido a la discrepancia entre los requisitos iniciales y lo real.

Otra cosa es que, dentro del marco de la metodología en cascada a la que la mayoría de las grandes empresas prefieren seguir, es extremadamente difícil evaluar el tiempo y el coste de la fase de investigación y análisis  inicial sin sumergirse en el negocio particular del cliente. Las cifras abstractas, sin una justificación clara, siguen siendo incomprensibles para el cliente y reflejan solo una cierta cantidad de horas-hombre asignadas por el contratista para el proyecto. A menudo se usan como criterios para comparar varios contratistas en una competencia pero ¿qué se puede obtener al comparar varias abstracciones?.

Es importante para nosotros que el proyecto lanzado sea beneficioso para el negocio. Por lo tanto, ofrecemos un nuevo servicio: la elaboración de documento de las investigaciones y análisis  inicial, cuyo objetivo es identificar los principales riesgos y preparar una hoja de ruta para un mayor desarrollo del proyecto. En el marco del servicio, nuestros expertos realizan entrevistas con personas clave del proyecto por parte del cliente (en persona o por videoconferencia), donde se sumergen en las particularidades del negocio y según los resultados de la conversación, elaboran un documento donde se registran los principales requisitos, características y riesgos.

Este documento se puede utilizar como base para un trabajo adicional en la etapa de diseño y como documentación de licitación al elegir un contratista. Será útil al lanzar un proyecto interno para la automatización de los procesos y una startup nueva, porque encuentra riesgos que son incompatibles con el proyecto sin necesidad de pagar un desarrollo costoso. 

La composición del documento varía y depende completamente de los detalles del negocio, pero como a menudo los clientes nos piden un ejemplo, a continuación proporcionamos una versión anónima.

Investigaciones y análisis inicial del proyecto por informUnity

1. Estado del documento

InformUnity (informunity.es) preparó el documento por orden de Horns and Hooves LTD (hornsandhooves.ltd) para identificar y sistematizar las necesidades del cliente para la automatización del departamento de ventas.

El documento contiene información sobre el negocio, los procesos comerciales, el sistema actual y los problemas, cuya solución es el área temática del proyecto. El documento también describe instrumentos y métodos propuestos para resolver problemas identificados, una lista de integraciones propuestas, así como los posibles riesgos y dependencias del proyecto.

Atención! El documento no es la documentación final y contiene información que requiere una aclaración cuidadosa en la etapa de diseño.

2. Información general sobre Horns and Hooves LTD

Horns and Hooves LTD diseña y comercializa software para la producción industrial de pompas de jabón.

La compañía tiene oficinas de representación en 48 países. El personal: 4,000 personas, 3 limpiadores, de los cuales 1,500 personas y 2 limpiadores están involucrados en el departamento de ventas y son usuarios potenciales del sistema futuro.

3. Público objetivo y características comerciales

3.1. Público objetivo

Consiste 4 grupos condicionales basados en  características de interacción con los clientes del Solicitante.

En cada grupo hay gerentes senior que ejercen control sobre los gerentes de su grupo.

Los gerentes de todos los grupos, incluidos los gerentes senior, realizan regularmente prácticas laborales en Girona, así como en otros grupos.

3.2. Características de negocio 

Los gerentes de ventas a menudo preparan propuestas de ventas individuales en colaboración con el departamento de desarrollo.

Los gerentes de venta trabajan parcialmente desde Girona de forma telemática; y, parcialmente en la oficina central de Tenerife.

La empresa del cliente apoya a personas con discapacidades, entre los cuales son la tartamudez, daltonismo y fotofobia los más comunes. Estas características deben tenerse en cuenta al diseñar la parte del interfaz del sistema.

4. Descripción del sistema actual

La empresa utiliza el CRM auto-escrito en COBOL. Debido a las peculiaridades del lenguaje COBOL el sistema es difícil para desarrollar y mantener pero está integrado de forma nativa con los mainframes de IBM utilizados en el producto principal de la empresa. La integración debe mantenerse. Se requiere la migración de la base de clientes del antiguo CRM al nuevo. 

Un operador de telefonía forma parte del personal de TI, ya que la empresa aún utiliza una central telefónica. El cliente está considerando cambiar a una telefonía virtual pero solo sin el incremento del presupuesto del proyecto.

El director de TI nos informó del servidor de correo electrónico configurado en 1996 por un especialista canadiense en telecomunicaciones. El cliente solicita transferir todas las configuraciones de correo al nuevo sistema.

5. Descripción del problema

Los gerentes de ventas iniciales a menudo crean cuentas de clientes falsas para cumplir con el plan de ventas.

Los gerentes de postventa luego venden la base de clientes a los competidores, como resultado de lo cual los gerentes de ventas primarios se distraen de cumplir con sus deberes, dando excusas a los competidores.

Los clientes corporativos requieren documentos de informes, pero los gerentes de reclamos tienden a limitarse a promesas y apoyo moral.

La producción de software y el soporte técnico son proporcionados por un equipo de distribución, algunos de los cuales se encuentran en las selvas del sudeste asiático. Como resultado: los reclamos de los clientes debido al programa, así como los representantes de los clientes, en algunos casos, se pierden. Esto reduce las ventas repetidas, el número y la fidelización del cliente.

Al hacer propuestas comerciales, los gerentes cometen errores ortográficos, sintácticos, de puntuación, estilísticos y éticos.

La infraestructura de TI de la empresa está desactualizada.

El soporte técnico está sobrecargado con solicitudes para las que aún no conoce las respuestas.

6. Recomendaciones

Para lograr los objetivos del proyecto, teniendo en cuenta los problemas anteriores, se recomienda:

• Implementar el CRM Bitrix24 de última generación.

• Implementar métodos modernos de comunicación con clientes, incluyendo líneas Open Bitrix24 y telefonía VoIP basada en Asterisk y FreePBX.

• Crear las plantillas de ofertas comerciales con la capacidad de personalizar y agregar nuevas plantillas.

• Crear una base de conocimientos de asistencia técnica, así como canales de asistencia al usuario adicionales y canales más baratos: foros, preguntas frecuentes y etc.

• Verificación integrada de contrapartes y datos de pasaportes para evitar el abuso por parte de los gerentes.

• Automatizar la interacción del departamento de ventas con el departamento de desarrollo basado en Procesos de Negocio en Bitrix24.

• Proporcionar procesamiento en línea de solicitudes de soporte técnico, eliminando la necesidad de contacto personal.

• Mejorar la interfaz estándar de Bitrix24 para el trabajo conveniente de personas con discapacidades.

• Introducir un sistema automático de control de pagos y despedir a todos los gerentes de cuentas.

• Generar automáticamente informes sobre los estados de los pagos y enviarlos a las contrapartes.

7. Lista de los integraciones

• Servidor de correo de 1996 (migración de configuraciones).

• COBOL CRM auto-escrita (migración de datos).

• Integración con mainframes de IBM.

• Configuración de la integración de Asterisk y FreePBX.

• Integración de central telefónica (en cuestión).

• Integración del sistema de verificación de contraparte y datos del pasaporte (se requiere selección).

8. Riesgos y dependencias

Este documento es el primer bloque en la base de investigación y análisis  inicial del proyecto. Las etapas principales del diseño de proyecto continúan después del cumplimiento de este documento: 

• Investigación y descripción de procesos de negocio y, si es necesario, su formalización;

• Diseño funcional y creación de prototipos de interfaces;

• Diseño técnico (descripción de la estructura de datos, método de intercambio con sistemas externos, migraciones).

Puede solicitar un servicio para el desarrollo de un concepto de diseño en nuestra web.

En los siguientes artículos compartiremos los detalles del proceso de diseño. ¡Quédate con nosotros!